取引先の忘年会、どう断る？失礼にならないスマートな欠席方法【例文あり】
年に一度の忘年会は、取引先との親睦を深める大切な機会。しかし、やむを得ない事情で欠席しなければならない時もありますよね。「断ったら失礼かな？」「今後の関係に響かないかな？」と不安に感じる方もいるのではないでしょうか。
ご安心ください！取引先との関係を良好に保ちながら、スマートに忘年会を欠席する方法はあります。ここでは、失礼なく、かつ相手に好印象を与える断り方のポイントと、状況別の例文をご紹介します。
1. 取引先の忘年会を断る前に！大切な心構え
まずは、忘年会を断る際の大切な心構えから見ていきましょう。
(1) 感謝の気持ちを伝える
招待してくれたことへの感謝の気持ちを最初に伝えることが何よりも大切です。「お誘いいただきありがとうございます」という一言があるかないかで、相手に与える印象は大きく変わります。
(2) 欠席の連絡は「できるだけ早く」
参加できないと分かった時点で、できるだけ早く連絡を入れましょう。ギリギリの連絡は、お店の予約や席次など、相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。
(3) 欠席理由を簡潔に伝える
詳細にわたる説明は不要ですが、「やむを得ない事情」「先約」など、簡潔に理由を伝えることで、相手も納得しやすくなります。ただし、嘘の理由をでっち上げるのは避けましょう。
(4) 参加したい気持ちを伝える
「残念ですが」「参加できず申し訳ありません」など、参加したかったという気持ちを伝えることで、相手への配慮が伝わり、誠実な印象を与えられます。
2. シーン別！取引先の忘年会の断り方【例文あり】
具体的な断り方を見ていきましょう。メールや書面で伝えるのが一般的ですが、日頃から電話でのやり取りが多い相手には、口頭で伝えてからメールを送るのがより丁寧です。
(1) 基本の断り方（やむを得ない事情・先約がある場合）
最も一般的な断り方です。詳細は語らず、簡潔に伝えます。
例文：
〇〇株式会社 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
この度は、忘年会にお誘いいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、
あいにく先約がございまして、今回は欠席させていただきます。
皆様との交流を楽しみにしておりましたので、大変残念です。
楽しい会になりますよう、心よりお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
署名
ポイント：
「先約がございまして」という表現は、具体的な理由を伏せつつ、やむを得ない事情であることを伝えるのに便利です。
「楽しみにしておりましたので、大変残念です」という一文で、参加したい気持ちが伝わります。
(2) 体調不良や身内に不幸があった場合
デリケートな理由のため、特に配慮が必要です。無理に詳細を伝える必要はありません。
例文：
〇〇株式会社 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
この度は、忘年会にお誘いいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、
急な体調不良により、今回は欠席させていただきます。
皆様との親睦を深められる貴重な機会でしたので、非常に残念に思っております。
皆様にとって実り多い忘年会となりますよう、心よりお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
署名
ポイント：
「急な体調不良により」と簡潔に伝えます。具体的な病状などを伝える必要はありません。
身内に不幸があった場合は、「身内に不幸がございましたため」などと、これまた簡潔に伝えます。
(3) 複数名で誘われた場合（代表者がまとめて断る場合）
チームや部署で誘われた際に、代表者がまとめて断る場合の例文です。
例文：
〇〇株式会社 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
この度は、忘年会にお声がけいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、
あいにく〇〇（部署名など）のメンバーは皆、先約が重なっており、
今回は残念ながら参加を見送らせていただくことになりました。
皆様との交流の機会を楽しみにしておりましたので、大変恐縮です。
楽しいひとときとなりますよう、心よりお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
署名
ポイント：
「メンバーは皆、先約が重なっており」と伝えることで、個々の理由を説明する手間を省けます。
一括で断る場合でも、感謝と残念な気持ちはしっかりと伝えましょう。
(4) 懇親会や別の機会への参加意欲を示す
今後の関係性を良好に保ちたい場合に有効な方法です。
例文：
〇〇株式会社 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
この度は、忘年会にお誘いいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、
あいにく先約がございまして、今回は欠席させていただきます。
皆様との交流を楽しみにしておりましたので、大変残念です。
ぜひまた別の機会に、改めて皆様と親睦を深めさせていただければ幸いです。
楽しい会になりますよう、心よりお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
署名
ポイント：
「別の機会に」という言葉を加えることで、今後も良好な関係を築きたいという前向きな姿勢が伝わります。
「お声がけいただければ幸いです」など、具体的な行動を示唆する言葉も良いでしょう。
3. 取引先の忘年会を断る際の「これだけは避けたい」NG行動
せっかくの気遣いが台無しになってしまわないよう、以下の点には注意しましょう。
無断欠席や直前のキャンセル: 最も失礼な行動です。必ず事前に連絡しましょう。
返信が遅すぎる: 招待されたら、できるだけ早く返信するのがマナーです。
嘘の理由を並べる: 不自然な嘘は、かえって相手に不信感を与えかねません。
不満や愚痴を理由にする: 忘年会への不満や、個人的な愚痴を理由にするのは言語道断です。
絵文字や顔文字の使用: ビジネスシーンでは、フォーマルな場での使用は避けましょう。
「行きたくない」といった直接的な表現: 参加意欲がないことが伝わってしまい、失礼にあたります。
まとめ：誠意ある対応で、今後も良好な関係を
取引先の忘年会を断る際は、招待への感謝、早めの連絡、そして参加したい気持ちを伝えることが何よりも大切です。具体的な例文を参考に、あなたの状況に合わせた誠実なメッセージを作成しましょう。
スマートな断り方を心がけることで、一時的に忘年会を欠席しても、取引先との信頼関係を損なうことなく、むしろ丁寧な対応として好印象を与えることも可能です。ぜひ今回のポイントを活かして、今後のビジネス関係も円滑に築いていってくださいね。